Så kan du hantera ovisshet och leda i kris

Volatilitet. Osäkerhet. Komplexitet. Tvetydighet. Det är fyra ord som på engelska tillsammans brukar förkortas VUCA. Och som ringar in det som många av oss har upplevt de senaste dryga tre åren. Med pandemi, trasiga logistikkedjor, nytt säkerhetspolitiskt läge efter Rysslands fullskaliga invasion av Ukraina och en annan ekonomisk situation med högre inflation och räntor.

Att förbereda inför en kris

Nu gör vi alla vårt bästa för att navigera i denna förändrade omvärld. Men hur kan du som ledare förbereda dig inför nästa kris eller stärka dig att hantera oförutsägbarhet?

För vi behöver räkna med saker och ting kan förändras. Igen. Rejält. Fort. Och det kan börja långt borta. Det kan röra sig om politisk turbulens, en naturkatastrof eller ett rykte på sociala medier. Eller så är orsaken ett pyttelitet virus som sprids med en enorm hastighet över vår planet. Eller något helt annat.

Sådana premisser kräver ett visst förhållningssätt hos ledare. Det kräver ett mångsidigt ledarskap.

Att vara en dynamisk ledare i en VUCA-värld

En ny studie pekar på att det handlar om förmågan att vara dynamisk, mångsidig och flexibel. Alltså ledare som förstår när hen ska gasa eller bromsa. Som förstår när hen ska kliva fram eller backa. Som förstår när hen ska gå ned i detaljer eller höja blicken.

De nya rönen kommer från de välrenommerade amerikanska ledarskapsexperterna Rob Kaiser och Ryne Sherman. Och stärker bilden av att effektivt ledarskap i en så kallad VUCA-värld i hög utsträckning handlar om att kunna växla och inte bara köra på i vanliga hjulspår.

I stället gäller det att kunna anpassa sig till situationen, omgivningen, förutsättningarna, uppdraget och det långsiktiga målet. Ungefär som att köra bil – det går inte att köra rakt fram med gasen i botten. Det är kanske extra viktigt för mellanchefer och beslutsfattare på företagsledande nivå.

Att agera dynamiskt är förstås lättare sagt än gjort. Det positiva är att de flesta kan utveckla sin förmåga att förhålla sig mångsidigt och flexibelt.

Välutvecklad självinsikt är A och O

För att lyckas med detta är nyckeln att skaffa sig en god självinsikt.

Ledare med en utvecklad självinsikt har en nyanserad bild av både sina styrkor och sina svagheter. Det är ledare som vet vad som driver dem och hur de påverkar sin omgivning, på gott och ont. Ledare med en bra självinsikt känner till hur de, för det mesta, uppfattas av andra.

Med en utvecklad självinsikt är det betydligt lättare att anpassa sitt sätt att uppträda som ledare för att hjälpa sitt team och sin organisation. Det blir enklare att veta hur bilen ska köras.

Utöver att utveckla sin självinsikt bör ledare medvetet kliva ur sin komfortzon för att bli mer mångsidiga, t.ex. genom att testa nya sammanhang eller uppgifter, sträva efter att skaffa sig olika erfarenheter och att öva på att anpassa sitt beteende. Lite som att träna på att köra olika fordon i olika miljöer och under olika förutsättningar, om vi ska fortsätta med bil-liknelsen.

Hur bör man agera vid en snabbt uppblossande kris?

Att utveckla sin mångsidighet på sikt kommer att göra dig bättre på att hantera dynamik. Men hur bör du agera vid en snabbt uppblossande kris eller om ni ställs inför en helt ny situation som skakar om tillvaron?

Här är fyra råd från en av världens främsta ledarskapsforskare, Amy Edmondson vid Harvard Business School:

1. Kommunicera transparent och kommunicera ofta.
   Låtsas inte som att du vet när det är uppenbart att situationen är helt ny också för dig. Visa istället ödmjukhet, medge att du inte har alla svar. Det skapar trygghet och bygger tillit.
2. Agera med brådska.
   Fatta beslut, även om du saknar information och inte har en tydlig bild. Det är naturligt att vilja ha mer information med ett snabbt agerande är ibland det enda sättet att skaffa sig mer information. Att avstå från beslut eller brist på agerande kan i stället leda till ökad otrygghet och osäkerhet hos t.ex. medarbetare.
3. Håll fast vid värderingar och syften, även när mål och situationer förändras.
   De kan nämligen fungera som fyrar när allt annat gungar. Navigera efter organisationens kärnvärderingar när du ska fatta beslut. Och var öppen med vilka värderingar ni agerar efter.
4. Släpp ifrån dig makt.
   Involvera andra, öka delaktigheten och låt andra ha inflytande. Det kräver att du ber om hjälp och är tydlig med att du inte klarar situationen helt på egen hand.

Fler tips för att leda effektivt i kris

Den svenske krishanteringsexperten Mats Bohman är inne på liknande spår. När han tidigare medverkade i ett webinarium om krishantering arrangerat av oss på Michaël Berglund pratade Mats bl.a. om betydelsen av att försöka skapa sig en lägesbild, efter bästa förmåga så gott det går. Och att våga fatta beslut även när mycket information saknas.

Mats Bohman gav också andra rekommendationer till ledare som behöver hantera en kris:

• Planera för flera tänkbara händelseutvecklingar (t.ex. tre varianter: ett ’worst case scenario’, ett ’realistiskt best case scenario’, ett ’mest troliga scenario’).
• Sätt upp mål för både hanteringen och kommunikationen. Kommunicera dessa med medarbetarna för att skapa handlingskraft i organisationen
• Skapa en logg där ni löpande följer de viktigaste faktorerna, t.ex. försäljning, likviditet, varuflöde, personal, kundtillgänglighet. Logga även vilka beslut som tas och vilka åtgärder som vidtas. Gör antaganden baserade på utvecklingen, logga dessa antaganden. På så sätt få ni en tydligare lägesbild. Spara loggen.
• Utvärdera löpande situationen, vidta åtgärder ut efter det.
• Ta hjälp vid behov.

Vill du utveckla dig som ledare eller stärka ledarskapet i er organisation, varmt välkommen att kontakta Patrik Peter som ansvarar för vår verksamhet inom ledarskapsutveckling.

---

Källor: It Takes Versatility to Lead in a Volatile World, Harvard Business Review | How to lead in a crisis, TED-Talk